1ª etapa - Categorização
Faça uma categorização de todos os materiais consumidos,
levando-se em consideração, tipos, tamanhos ou outro detalhe que considerado
relevante. Se necessário, faça também uma sub-categorização. Entenda tudo sobre
cada categoria, isto é: quantidades consumidas, valor envolvido, quem são os
usuários e onde eles estão localizados. Quem está envolvido em toda a cadeia de
suprimentos e qual é o processo utilizado. Todos os dados devem ser armazenados
com o máximo de detalhes possível.
2ª etapa – Análise do
Mercado
Faça uma análise de todos os fornecedores disponíveis no mercado,
tanto local como internacional, entendendo quem são os principais. Identificar fornecedores
alternativos como também potenciais, analisando os riscos e as oportunidades,
de cada um. Levar em consideração os preços, a logística, os custos e outras
variáveis envolvidas. Analise as tendências de mercado para os principais
produtos, pois em muitos casos a estratégia tradicional de abastecimento
funciona muito bem.
3ª etapa – Desenvolver
estratégia
Decidir onde comprar, minimizando riscos e custos é a forma de
definir uma estratégia de abastecimento. A combinação dos dados apurados nas
etapas anteriores irá fornecer informações suficientes para se desenvolver uma
boa estratégia, mas para cada categoria esta estratégia poderá ser diferente,
dependendo de:
- Competitividade de cada mercado, isto é, com as informações dos
fornecedores, pode-se formar uma visão geral do mercado e avaliar a
possibilidades de redução de custos na utilização de fornecedores alternativos.
- Flexibilidade e suporte da organização e usuários, pois de forma
geral redução de custos é sempre bem vinda e faz parte dos principais
objetivos, mas isto não quer dizer que possa haver redução de qualidade nos
produtos ou serviços, que os fornecedores atuais devam ser trocados, como
também iniciar um processo de reclamações, comprometimento nas entregas e no
nível de serviço aos clientes. O engajamento de toda a organização para
suportar a estratégia é muito importante e desta forma todos devem ser informados
dos benefícios e riscos envolvidos.
- Alternativas existentes para uma base de fornecimento já
competitiva. Se os atuais fornecedores já são competitivos, é possível
aproveitar as forças existentes para melhorar, o preço, condições comerciais e
especificações até que uma nova alternativa apareça. Caso esta alternativa não
seja possível, um programa colaborativo pode ser implementado para que se tenha
benefícios em toda a cadeia, tais como: produtividade, volume e complexidade.
4ª etapa – Selecionar o processo
de compras
O processo mais comum ainda é a solicitação de cotação, (Request
for Quotation - RFQ, em inglês), onde deve constar as especificações do
produto, prazos requeridos, condições financeiras e legais, opcionalmente, pode-se
informar os critérios de avaliação e quando disponível, também deve ser
fornecido o código de conduta do fornecedor. Esta RFQ deve ser enviada a todos
os fornecedores pré-selecionados e também fornecido um prazo para devolução da
cotação, tomando-se o cuidado de dar um tempo, suficiente, para que o
fornecedor possa responder.
5ª etapa – Negociar e
selecionar fornecedores
Este é o momento de se aplicar os critérios de avaliação. Se
necessário for, deve-se pedir maiores esclarecimentos, ao fornecedor, pelas
informações prestadas. As negociações devem ser conduzidas com vários
fornecedores e posteriormente deve ser estreitada para poucos finalistas. Os
resultados devem ser comparados em termos de valor total, custos de implantação
e condições comerciais. Os usuários finais podem ser envolvidos no processo
final de seleção e os executivos da empresa devem ter informações suficientes
para dar aprovação final no processo como também estarem preparados para argumentações
de fornecedores não selecionados.
6ª etapa – Implementar e
integrar
Notificar os fornecedores selecionados, informando-os que eles
estão envolvidos no processo, convidando-os a participar do processo de
implantação. Os planos de implementação irão variar de acordo com as alterações
necessárias em cada fornecedor. Para os fornecedores, já ativos, o plano de
comunicação deve incluir qualquer
alteração de especificação, melhoria de prazo e preço. Estas alterações também devem ser
comunicadas aos usuários e os benefícios vindos do processo, devem ser
comunicados e reconhecidos pela organização. Para o novos fornecedores, a
comunicação deve ser planejada e gerenciada de forma a permitir uma transição
sem traumas para a organização. Todos os envolvidos, dentro da organização,
devem ser comunicados e a performance do novo fornecedor deve ser avaliada,
principalmente nos primeiros fornecimentos ou no caso de prestador de serviço
contínuo, as sua primeiras semanas de trabalho. Esta avaliação deve permitir saber
se o serviço prestado ou se o material fornecido, no mínimo, atende ou se
supera o que era esperado. Deve-se ter consciência que este é um período
sensível para a organização e que todas as precauções devem ser tomadas e que
deve-se estar atendo para fazer correções quando necessário.
7ª etapa – Benchmarking
e monitoramento
Este é um ponto chave de gerenciamento do processo, pois neste
ponto reinicia-se o processo, isto é, nada é para sempre. Deve-se acompanhar os
resultados, estar sempre atendo às movimentações do mercado, fazer comparações
com outras plantas da empresa, ter certeza que o que foi planejado está sendo
executado e que o valor esperado está sendo atingido.
Dentro de todo este
processo de criação de uma estratégia de abastecimento, é muito importante que
se tenha todos os registros, de forma que toda a experiência, adquirida, seja
utilizada em outras categorias. É importante, também, que este processo seja conduzido
por um grupo de compradores de forma que possa aproveitar toda a experiência e
sinergia do grupo.
by JRMarçal
by JRMarçal
.jpg)
